Salah satu hal penting yang menjadi bagian tak terpisahkan dari sebuah perpustakaan adalah adanya proses temu kembali informasi, dimana secara spesifik juga akan menyangkut penelusuran informasi. Temu kembali informasi sendiri merupakan kegiatan yang bertujuan untuk menyediakan dan memasok informasi bagi pemakai sebagai jawaban atas permintaan atau berdasarkan kebutuhan pemakai (Sulistyo-Basuki, 1992). “Temu balik informasi” merupakan istilah generic yang mengacu pada temu balik dokumen atau sumber atau data dari fakta yang dimiliki unit informasi atau perpustakan. Sedangkan penelusuran informasi merupakan bagian dari sebuah proses temu kembali informasi yang dilakukan untuk memenuhi kebutuhan pemakai akan informasi yang dibutuhkan, dengan bantuan berbagai alat penelusuran dan temu kembali informasi yang dimiliki perpustakaan / unit informasi.
Penelusuran informasi menjadi penting karena “ruh” atau “nyawa” dari sebuah layanan informasi dalam unit informasi atau perpustakaan adalah bagaimana memenuhi kebutuhan informasi yang diminta pemakai, bagaimana menemukan informasi yang diminta pemakai, dan bagaimana memberikan “jalan” kepada pemakai untuk menemukan informasi yang dikehendaki. Proses penelusuran informasi menjadi penting untuk menghasilkan sebuah temuan atau informasi yang relevan, akurat dan tepat. Proses dan penggunaan alat yang tepat akan menghasilkan informasi yang tepat pula.
TIPE PENELUSURAN
Dari pola telusurnya, penelusuran dapat dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu:
1. Telusur dokumen: penelusuran dimulai dengan identifikasi dokumen dan / atau sumber, baru dari sini dihasilkan informasi aktual.
2. Telusur informasi: penelusuran dimulai dengan informasi yang diperoleh dari bank data, kumpulan data, atau perorangan.
Selain itu sebetulnya dilihat dari cara dan juga alat yang digunakan, maka penelusuran dapat pula dibedakan menjadi 2 (dua), yaitu:
1. Penelusuran Informasi Konvensional: penelusuran yang dilakukan dengan dan melalui cara-cara konvensional/manual seperti menggunakan kartu catalog, kamus, ensiklopedi, bibliografi, indeks, dan sebagainya.
2. Penelusuran Informasi Digital: penelusuran yang dilakukan dengan dan melalui media digital atau elektronik seperti melalui OPAC (Online Public Access Catalog), Search Engine (di Internet), Database Online, Jurnal Elektronik, Reference Online, dan informasi lain yang tersedia secara elektronik/digital.
Namun pada layanan penelusuran informasi, pembedaan tersebut seringkali diabaikan dikarenakan banyak pemakai yang memilih menggunakan berbagai cara untuk memperoleh apa yang dikehendaki. Bahkan seringkali terjadi penelusuran informasi menggunakan kombinasi dari perangkat penelusuran konvensional dan digital untuk mendapatkan data atau informasi setepa mungkin.
TAHAPAN PENELUSURAN INFORMASI
Berikut ini sekilas ilustrasi proses penelusuran sebuah informasi oleh pemakai unit informasi / perpustakaan.
Beberapa Hal Penting dalam Penelusuran
1. Kunci Telusur yakni merupakan karakteristik informasi atau dokumen yang dapat digunakan untuk keperluan telusur dan pemilihan dokumen / informasi. Sebagai contoh adalah data atau informasi kebutuhan yang diberikan oleh pemakai seperti subyek, nama penulis, judul, tahun terbit, geografis, dan sebagainya.
2. Pencatatan Pertanyaan, merupakan sebuah prosedur yang akan membantu penelusur dalam proses penelusuran terutama untuk keperluan:
a. Menghindari pengulangan penelusuran
b. Bahan evaluasi temu balik informasi, termasuk analisis prosedur yang digunakan dan efektifitasnya
c. Identifikasi kebutuhan informasi dan dokumen
d. Pencatatan pertanyaan yang diajukan pemakai
e. Memahami bahasa dokumenter dari pemakai, misal ada pemakai yang memakai istilah kera namun dalam perpustakaan dikenal sebagai macacaicus.
f. Evaluasi Pemakai
3. Alat Telusur, yakni merupakan alat yang digunakan sebagai sarana untuk proses penelusuran informasi / dokumen.
ALAT / SUMBER PENELUSURAN INFORMASI
Untuk melakukan penelusuran maka diperlukan berbagai alat dan / atau sumber informasi seperti terlihat dalam table beriku ini:
No Alat / Sumber Informasi / Dokumen yang dihasilkan
1) Katalog Perpustakaan Koleksi Bahan Pustaka: Buku, Terbitan Berkala, Laporan, Hasil Konferensi, Koleksi Audio-Visual
2) Bibliografi Buku Buku, Laporan, Prosiding, dan terbitan monografi lainnya
3) Abstrak dan Indeks Jurnal Artikel Jurnal, Laporan, Paper Konferensi, Beberapa Buku
4) Current Awareness Services Artikel Jurnal,Terbitan Berkala Lainya
5) Indeks Khusus Laporan, Hasil Konferensi, Thesis, Patents, Standard, Publikasi yang diterbitkan lembaga tertentu
6) Institusi dan Orang Hampir semua jenis informasi / dokumen
7) CD-ROM dan Media Rekam Lainnya Hampir semua jenis informasi / dokumen
8) Internet / Online Databases Berbagai bentuk karya digital seperti e-journal, e-books, e-articles, dan sebagainya.
TEKNIK PENELUSURAN INFORMASI
Berikut ini adalah beberapa contoh teknik penelusuran informasi / dokumen di perpustakaan:
1. Penelusuran Informasi melalui Katalog
Teknik penelusuran menggunakan katalog perpustakaan ini biasanya difokuskan untuk menemukan sebuah kode atau angka klasifikasi yang akan menuntun pemakai ke dalam sumber informasi / koleksi perpustakaan yang dibutuhkan. Pemakai akan diarahkan kepada jajaran koleksi perpustakaan. Pemakai atau staf dapat menelusur melalui 3 entri penting yakni berdasarkan judul, pengarang dan / atau subyek. Berikut secara ringkas dapat diberikan ilustrasi diagram alur penelusuran informasi melalui katalog.
2. Penelusuran Informas melalui Bibliografi
Teknik ini mirip dengan katalog, hanya bibliografi cakupannya lebih luas lagi yakni tidak hanya berupa koleksi yang dimiliki perpustakaan akan tetapi juga di luar perpustakaan. Teknik penelusuran ini memanfaatkan daftar bahan pustaka baik yang berupa buku, jurnal maupun sumber lainnya untuk menelusur lebih jauh informasi dan sumber informasi aslinya. Berikut ini adalah alur proses penelusuran informasi melalui bibliografi.
Secara mudah sebetulnya bibliografi ini akan dapat dilihat dalam sebuah karya tulis atau bahan pustaka, biasanya pada bagian akhir. Namun ada juga yang tercetak dalam sebuah buku bibkiografi seperti bibliografi nasional Indonesia.
3. Penelusuran Informasi melalui Indeks
Indeks sering diartikan sebagai daftar istilah penting yang terdapat dalam sebuah karya tulis / bahan pustaka yang disusun secara alphabetis. Indeks ini akan memudahkan orang dalam melakukan penelusuran informasi, karena dapat membawa penelusur kepada sumber informasi secara langsung. Indeks ini dapat berupa bagian dari sebuah karya tulis / bahan pustaka dan dapat pula berupa buku yang diterbitkan khusus. Misal, indeks majalah dan atau surat kabar.
Beberapa contoh pemanfaatan indeks:
a. Indeks dalam buku-buku ilmiah
b. Buku Indeks
c. Indeks (artikel) majalah
d. Majalah indeks
e. Indeks surat kabar
f. Indeks makalah
g. Indeks khusus lainnya
4. Penelusuran Informasi melalui Abstrak
Hal yang membedakan antara indeks dan abstrak adalah indeks hanya sampai pada informasi kepada penunjukkan tempat suatu informasi disimpan, sedangkan abstrak di samping menunjukkan tempat informasi, juga memuat ringkasan informasi dari subyek yang ada. Dan secara definitive, abstrak merupakan pemadatan dari sebuah karya seperti laporan penelitian, artikel majalah/jurnal, prosiding, dan lain-lain. Abstrak yang biasanya dikumpulkan sesuai dengan subyek atau kekhususan informasinya dan disusun secara alphabetis juga.
5. Penelusuran Informasi melalui Kamus & Ensiklopedi
Kamus biasanya digunakan untuk mencari informasi singkat tentang ejaan, etimologi, batasan/definisi, pengucapan, padanan kata, pembagian suku kata, dan informasi gramatika. Kamus ini biasanya juga disusun secara alphabetis sehingga memudahkan pemakai dalam menelusuri informasi yang diinginkan.
Ensiklopedi merupakan alat telusur yang sejenis dengan kamus, hanya ensiklopedi biasanya memuat informasi yang lebih lengkap dan biasanya tidak hanya memberikan arti, padanan, maupun ejaan akan tetapi juga dapat membahas lebih dalam lagi seperti sejarah, dan keterangan lainnnya. Biasanya juga ensiklopedi ini disusun secara alphabetis dan berseri / volume.
6. Penelusuran Informasi melalui Jaringan Informasi Perpustakaan
Jaringan informasi perpustakaan adalah salah satu alat yang dapat memberikan solusi kepada pemakai untuk mencari informasi secara lebih luas. Jaringan menjadi penting karena akan membentuk sebuah jejaring informasi yang luas, terintegrasi dan lebih lengkap. Sharing informasi menjadi kekuatan dari alat telusur ini, dan saat ini sudah semakin mudah dengan adanya teknologi informasi yang dapat membentuk sebuah jaringan informasi online.
7. Penelusuran Informasi melalui Komputer dan Internet
Perkembangan teknologi informasi khususnya komputer telah membawa kemudahan tersendiri dalam proses penelusuran informasi. Pemakai / pengguna dan staf perpustakaan mempunyai kesempatan lebih untuk mendapatkan informasi baik berupa informasi tercetak maupun digital. Apalagi dengan adanya internet, pemakai dan staf perpustakaan dimanjakan untuk meraih lebih besar lagi informasi yang dibutuhkan dari berbagai unit informasi / perpustakaan di seluruh dunia.
Penelusuran informasi melalui komputer dan media internet telah membawa orang untuk menembus batasan-batasan yang semula ada pada teknik penelusuran informasi secara manual / konvensional. Melalui OPAC, Search Engine, Database Online dan fasilitas lainnya pemakai perpustakaan akan lebih mudah mendapatkan informasi yang dikehendaki, dengan jenis dan macam yang cakupannya lebih luas lagi.
8. Penelusuran informasi melalui media lain
Ada banyak alat bantu penelusuran yang dapat dimanfaatkan oleh pemakai dan staf perpustakaan dalam mendapatkan informasi, meskipun alat-alat bantu tersebut tidak secara spesifik berfungsi sebagai alat penelusuran informasi. Misalnya brosur, pamlet, atlas, globe, peta, direktori, buku pedoman, buku tahunan, dan lain-lain.
Terdapat banyak cara atau teknik untuk mencari informasi di perpustakaan, dan penjelasan di atas adalah beberapa yang sering digunakan dan menjadi standar dalam pelayanan penelusuran informasi di perpustakaan.
Pada prinsipnya penelusuran informasi merupakan sebuah proses pengidentifikasian, pencarian, penyediaan dan pemberian informasi atas kebutuhan atau permintaan pemakai unit informasi dan atau perpustakaan. Keberhasilan sebuah penelusuran informasi ditentukan oleh beberapa hal:
1. Kejelasan dalam identifikasi kebutuhan informasi yang disampaikan oleh pemakai
2. Ketepatan dalam menggunakan berbagai alat / sumber penelusuran
3. Ketepatan dan kecermatan dalam melaksanakan dan menggunakan prosedur penelusuran
4. Kecermatan dalam menentukan analisa hasil penelusuran informasi.
5. Ketekunan dalam menggunakan berbagai cara dan teknik penelusuran.
Referensi
Yusuf, Pawit M. 1988. Pedoman mencari sumber informasi. Bandung: Remadja Karya
LATIHAN PENELUSURAN DIGITAL/ELEKTRONIK
http://darwantoamd-wanto.blogspot.com/2009/04/penelusuran-informasi.html
Penelusuran informasi menjadi penting karena “ruh” atau “nyawa” dari sebuah layanan informasi dalam unit informasi atau perpustakaan adalah bagaimana memenuhi kebutuhan informasi yang diminta pemakai, bagaimana menemukan informasi yang diminta pemakai, dan bagaimana memberikan “jalan” kepada pemakai untuk menemukan informasi yang dikehendaki. Proses penelusuran informasi menjadi penting untuk menghasilkan sebuah temuan atau informasi yang relevan, akurat dan tepat. Proses dan penggunaan alat yang tepat akan menghasilkan informasi yang tepat pula.
TIPE PENELUSURAN
Dari pola telusurnya, penelusuran dapat dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu:
1. Telusur dokumen: penelusuran dimulai dengan identifikasi dokumen dan / atau sumber, baru dari sini dihasilkan informasi aktual.
2. Telusur informasi: penelusuran dimulai dengan informasi yang diperoleh dari bank data, kumpulan data, atau perorangan.
Selain itu sebetulnya dilihat dari cara dan juga alat yang digunakan, maka penelusuran dapat pula dibedakan menjadi 2 (dua), yaitu:
1. Penelusuran Informasi Konvensional: penelusuran yang dilakukan dengan dan melalui cara-cara konvensional/manual seperti menggunakan kartu catalog, kamus, ensiklopedi, bibliografi, indeks, dan sebagainya.
2. Penelusuran Informasi Digital: penelusuran yang dilakukan dengan dan melalui media digital atau elektronik seperti melalui OPAC (Online Public Access Catalog), Search Engine (di Internet), Database Online, Jurnal Elektronik, Reference Online, dan informasi lain yang tersedia secara elektronik/digital.
Namun pada layanan penelusuran informasi, pembedaan tersebut seringkali diabaikan dikarenakan banyak pemakai yang memilih menggunakan berbagai cara untuk memperoleh apa yang dikehendaki. Bahkan seringkali terjadi penelusuran informasi menggunakan kombinasi dari perangkat penelusuran konvensional dan digital untuk mendapatkan data atau informasi setepa mungkin.
TAHAPAN PENELUSURAN INFORMASI
Berikut ini sekilas ilustrasi proses penelusuran sebuah informasi oleh pemakai unit informasi / perpustakaan.
Beberapa Hal Penting dalam Penelusuran
1. Kunci Telusur yakni merupakan karakteristik informasi atau dokumen yang dapat digunakan untuk keperluan telusur dan pemilihan dokumen / informasi. Sebagai contoh adalah data atau informasi kebutuhan yang diberikan oleh pemakai seperti subyek, nama penulis, judul, tahun terbit, geografis, dan sebagainya.
2. Pencatatan Pertanyaan, merupakan sebuah prosedur yang akan membantu penelusur dalam proses penelusuran terutama untuk keperluan:
a. Menghindari pengulangan penelusuran
b. Bahan evaluasi temu balik informasi, termasuk analisis prosedur yang digunakan dan efektifitasnya
c. Identifikasi kebutuhan informasi dan dokumen
d. Pencatatan pertanyaan yang diajukan pemakai
e. Memahami bahasa dokumenter dari pemakai, misal ada pemakai yang memakai istilah kera namun dalam perpustakaan dikenal sebagai macacaicus.
f. Evaluasi Pemakai
3. Alat Telusur, yakni merupakan alat yang digunakan sebagai sarana untuk proses penelusuran informasi / dokumen.
ALAT / SUMBER PENELUSURAN INFORMASI
Untuk melakukan penelusuran maka diperlukan berbagai alat dan / atau sumber informasi seperti terlihat dalam table beriku ini:
No Alat / Sumber Informasi / Dokumen yang dihasilkan
1) Katalog Perpustakaan Koleksi Bahan Pustaka: Buku, Terbitan Berkala, Laporan, Hasil Konferensi, Koleksi Audio-Visual
2) Bibliografi Buku Buku, Laporan, Prosiding, dan terbitan monografi lainnya
3) Abstrak dan Indeks Jurnal Artikel Jurnal, Laporan, Paper Konferensi, Beberapa Buku
4) Current Awareness Services Artikel Jurnal,Terbitan Berkala Lainya
5) Indeks Khusus Laporan, Hasil Konferensi, Thesis, Patents, Standard, Publikasi yang diterbitkan lembaga tertentu
6) Institusi dan Orang Hampir semua jenis informasi / dokumen
7) CD-ROM dan Media Rekam Lainnya Hampir semua jenis informasi / dokumen
8) Internet / Online Databases Berbagai bentuk karya digital seperti e-journal, e-books, e-articles, dan sebagainya.
TEKNIK PENELUSURAN INFORMASI
Berikut ini adalah beberapa contoh teknik penelusuran informasi / dokumen di perpustakaan:
1. Penelusuran Informasi melalui Katalog
Teknik penelusuran menggunakan katalog perpustakaan ini biasanya difokuskan untuk menemukan sebuah kode atau angka klasifikasi yang akan menuntun pemakai ke dalam sumber informasi / koleksi perpustakaan yang dibutuhkan. Pemakai akan diarahkan kepada jajaran koleksi perpustakaan. Pemakai atau staf dapat menelusur melalui 3 entri penting yakni berdasarkan judul, pengarang dan / atau subyek. Berikut secara ringkas dapat diberikan ilustrasi diagram alur penelusuran informasi melalui katalog.
2. Penelusuran Informas melalui Bibliografi
Teknik ini mirip dengan katalog, hanya bibliografi cakupannya lebih luas lagi yakni tidak hanya berupa koleksi yang dimiliki perpustakaan akan tetapi juga di luar perpustakaan. Teknik penelusuran ini memanfaatkan daftar bahan pustaka baik yang berupa buku, jurnal maupun sumber lainnya untuk menelusur lebih jauh informasi dan sumber informasi aslinya. Berikut ini adalah alur proses penelusuran informasi melalui bibliografi.
Secara mudah sebetulnya bibliografi ini akan dapat dilihat dalam sebuah karya tulis atau bahan pustaka, biasanya pada bagian akhir. Namun ada juga yang tercetak dalam sebuah buku bibkiografi seperti bibliografi nasional Indonesia.
3. Penelusuran Informasi melalui Indeks
Indeks sering diartikan sebagai daftar istilah penting yang terdapat dalam sebuah karya tulis / bahan pustaka yang disusun secara alphabetis. Indeks ini akan memudahkan orang dalam melakukan penelusuran informasi, karena dapat membawa penelusur kepada sumber informasi secara langsung. Indeks ini dapat berupa bagian dari sebuah karya tulis / bahan pustaka dan dapat pula berupa buku yang diterbitkan khusus. Misal, indeks majalah dan atau surat kabar.
Beberapa contoh pemanfaatan indeks:
a. Indeks dalam buku-buku ilmiah
b. Buku Indeks
c. Indeks (artikel) majalah
d. Majalah indeks
e. Indeks surat kabar
f. Indeks makalah
g. Indeks khusus lainnya
4. Penelusuran Informasi melalui Abstrak
Hal yang membedakan antara indeks dan abstrak adalah indeks hanya sampai pada informasi kepada penunjukkan tempat suatu informasi disimpan, sedangkan abstrak di samping menunjukkan tempat informasi, juga memuat ringkasan informasi dari subyek yang ada. Dan secara definitive, abstrak merupakan pemadatan dari sebuah karya seperti laporan penelitian, artikel majalah/jurnal, prosiding, dan lain-lain. Abstrak yang biasanya dikumpulkan sesuai dengan subyek atau kekhususan informasinya dan disusun secara alphabetis juga.
5. Penelusuran Informasi melalui Kamus & Ensiklopedi
Kamus biasanya digunakan untuk mencari informasi singkat tentang ejaan, etimologi, batasan/definisi, pengucapan, padanan kata, pembagian suku kata, dan informasi gramatika. Kamus ini biasanya juga disusun secara alphabetis sehingga memudahkan pemakai dalam menelusuri informasi yang diinginkan.
Ensiklopedi merupakan alat telusur yang sejenis dengan kamus, hanya ensiklopedi biasanya memuat informasi yang lebih lengkap dan biasanya tidak hanya memberikan arti, padanan, maupun ejaan akan tetapi juga dapat membahas lebih dalam lagi seperti sejarah, dan keterangan lainnnya. Biasanya juga ensiklopedi ini disusun secara alphabetis dan berseri / volume.
6. Penelusuran Informasi melalui Jaringan Informasi Perpustakaan
Jaringan informasi perpustakaan adalah salah satu alat yang dapat memberikan solusi kepada pemakai untuk mencari informasi secara lebih luas. Jaringan menjadi penting karena akan membentuk sebuah jejaring informasi yang luas, terintegrasi dan lebih lengkap. Sharing informasi menjadi kekuatan dari alat telusur ini, dan saat ini sudah semakin mudah dengan adanya teknologi informasi yang dapat membentuk sebuah jaringan informasi online.
7. Penelusuran Informasi melalui Komputer dan Internet
Perkembangan teknologi informasi khususnya komputer telah membawa kemudahan tersendiri dalam proses penelusuran informasi. Pemakai / pengguna dan staf perpustakaan mempunyai kesempatan lebih untuk mendapatkan informasi baik berupa informasi tercetak maupun digital. Apalagi dengan adanya internet, pemakai dan staf perpustakaan dimanjakan untuk meraih lebih besar lagi informasi yang dibutuhkan dari berbagai unit informasi / perpustakaan di seluruh dunia.
Penelusuran informasi melalui komputer dan media internet telah membawa orang untuk menembus batasan-batasan yang semula ada pada teknik penelusuran informasi secara manual / konvensional. Melalui OPAC, Search Engine, Database Online dan fasilitas lainnya pemakai perpustakaan akan lebih mudah mendapatkan informasi yang dikehendaki, dengan jenis dan macam yang cakupannya lebih luas lagi.
8. Penelusuran informasi melalui media lain
Ada banyak alat bantu penelusuran yang dapat dimanfaatkan oleh pemakai dan staf perpustakaan dalam mendapatkan informasi, meskipun alat-alat bantu tersebut tidak secara spesifik berfungsi sebagai alat penelusuran informasi. Misalnya brosur, pamlet, atlas, globe, peta, direktori, buku pedoman, buku tahunan, dan lain-lain.
Terdapat banyak cara atau teknik untuk mencari informasi di perpustakaan, dan penjelasan di atas adalah beberapa yang sering digunakan dan menjadi standar dalam pelayanan penelusuran informasi di perpustakaan.
Pada prinsipnya penelusuran informasi merupakan sebuah proses pengidentifikasian, pencarian, penyediaan dan pemberian informasi atas kebutuhan atau permintaan pemakai unit informasi dan atau perpustakaan. Keberhasilan sebuah penelusuran informasi ditentukan oleh beberapa hal:
1. Kejelasan dalam identifikasi kebutuhan informasi yang disampaikan oleh pemakai
2. Ketepatan dalam menggunakan berbagai alat / sumber penelusuran
3. Ketepatan dan kecermatan dalam melaksanakan dan menggunakan prosedur penelusuran
4. Kecermatan dalam menentukan analisa hasil penelusuran informasi.
5. Ketekunan dalam menggunakan berbagai cara dan teknik penelusuran.
Referensi
Yusuf, Pawit M. 1988. Pedoman mencari sumber informasi. Bandung: Remadja Karya
LATIHAN PENELUSURAN DIGITAL/ELEKTRONIK
http://darwantoamd-wanto.blogspot.com/2009/04/penelusuran-informasi.html
